Ведение кадрового делопроизводства

Направление работы, которое обеспечивает документирование и организацию самой работы с кадровой документацией - это кадровое делопроизводство организации. Что же такое делопроизводство? Делопроизводство - отрасль, которая занимается работой по документированию управленческой деятельности учреждения. Трудовые отношения подразумевают под собой не только зачисление работника в трудовой коллектив, введение его в производственный процесс, но и их формальное установление.

Кадровое делопроизводство организации - очень тонкая и щепетильная работа. Правильное оформление и составление документации по новым нормативам - это обязанность работников делопроизводственных служб (отдела кадров), которая очень важна.

Основные задачи ведения кадров на любом предприятии можно поделить на несколько ветвей:

1. учётно-контрольная (приём работников на производство, учёт работников, работа с людьми, которые временно отсутствуют (находятся в отпуске, отсутствуют по болезни, работники, которые отправились в командировку));
2. планово-регулятивная - подбор (поиск и отбор) работников на предприятие, расстановка работников учреждения, становление в должность, а также адаптация персонала;
3. отчётно-аналитическая (познание работников, оценка их работы, проведение аналитической работы, написание отчётов);
4. координационно-информационная занимается профессиональной подготовкой (повышение квалификации, переподготовка) работников, приёмом персонала по личным или служебным вопросам, ведёт справочную и архивную работу;
5. организационно-методическая - руководство работой персонала, планирование работы, кадровая работа в подразделениях учреждения.

Полномочия и структура отдела кадров будет зависеть от вида деятельности учреждения. Всё это работа кадровых служб, которая занимает уйму времени. Кадровый аутсорсинг - это перепоручение ведения кадровых учётов. Некоторые предприятия для того, чтобы снять с себя всю работу, которая связана с кадровой деятельностью, обращаются в специальные компании, которые предоставляют услуги кадрового делопроизводства, то есть берут всю работу по документации на себя.

Основными услугами таковых компаний являются: прием на работу, кадровое перемещение (перевод на другую должность, на лёгкую работу), увольнение, оформление отпусков (всех видов), ведение журналов, которые связаны с кадрами.

Услуги кадрового делопроизводства могут предоставляться двумя вариантами:

• полное ведение кадрового документооборота специалистами компании, которая предоставляет эти услуги;
• частичное обслуживание (ведение кадрового документооборота и оформление некоторых документов).

Документальное оформление кадровых процессов - неотъемлемая обязанность любого работодателя. Как правило, составление приказов, должностных инструкций, ведение трудовых книг и заполнение других документов занимает огромное количество времени, которое можно потратить на решение более важных задач, стоящими перед отделом кадров. Поэтому и созданы такие компании, предоставляющие аутсорсинг.

         Ведение кадрового делопроизводства мигрантов

Не секрет , что для выполнения низкоквалифицированных работ работодатели часто привлекают иностранных граждан, но при этом вынуждены сталкиваться с огромным количеством сложностей и рисков, связанных с миграционным, налоговым и кадровым учетом .
Небольшая ошибка в оформлении или ведении кадрового делопроизводства мигрантов может привести организацию к миллионным штрафам и приостановке деятельности компании работодателя на 3 месяца. 
Процесс официального трудоустройства иностранца на работу занимает больше времени, чем трудоустройство гражданина России. Необходимо:
1. Нужно тщательно проверить наличие и сроки действия всех необходимых документов и, в случае если не хватает каких-либо документов, срочно оформить недостающие. 
2. Написание имени иностранца в трудовом договоре и патенте или разрешении на работу полностью совпадало, поскольку в противном случае ГУВМ МВД будут расценивать такое расхождение как  привлечение мигранта к работе без разрешительных документов. 
3. Не нарушить сроки по оформлению и подаче документов на иностранного рабочего  в госорганы. ( после заключения с иностранным гражданином трудового договора согласно закону работодатель обязан зарегистрировать его на адрес своего юридического лица в течение 7-ми дней, а также подать уведомление о приеме на работу мигранта в ГУВМ МВД в течение всего 3-х рабочих дней.)
4. Ежемесячно проверять копию чеков оплаты продление патента.( просрочить платеж хоть на один день – патент автоматически аннулируется.После того как мигрант внес платеж и продлил свой патент, у работодателя есть всего лишь 3 рабочих дня c  момента получения чека об оплате патента, чтобы продлить его регистрацию в районных отделениях ГУВМ МВД. Штраф за несоблюдение обязанностей осуществления миграционного учета – от 400 000 до 500 000 рублей.)
5. Вовремя и в нужном размере вносить налоговые отчисления за иностранного работника: НДФЛ – 13%, взнос в Фонд пенсионного страхования составит 22%, взнос в Фонд социального страхования + ФСС от несчастных случаев .( отчётности должны быть сданы в правильной форме и вовремя, отчетности иностранцев и граждан РФ отличаются.)
6. Порядок увольнения иностранного работника тоже имеет свои нюансы : необходимо подать уведомление в ГУВМ МВД о расторжении или прекращении действия трудового договора с иностранным гражданином. Сделать это нужно строго в течение 3-х суток с момента его увольнения.  ( неуведомление или несвоевременное уведомление ГУВМ МВД о прекращении действия трудового договора с иностранцем, так же как и в случае неуведомлением о приеме на работу, приведет организацию к штрафу за мигрантов – до 1 000 000 рублей за каждого иностранного сотрудника или приостановке деятельности организации на срок до 90 суток. )